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Los 12 mandamientos del Programa. Meeting Design V.

Del estudio de las propuestas de los grupos de interés, como os contamos en los anteriores post, hemos extraído un documento con 12 iniciativas en relación al contenido del programa de nuestro curso que son los ejes básicos para la formalización del mismo. Recordamos que el caso de estudio sobre el que ilustramos nuestros post es un Curso Internacional de Cirugía Percutánea. Es curioso el ver que no existen ideas magistrales, pero sí que son unos principios derivados del sentido común pero que hemos aceptado como básicos y se consideran los doce mandamientos imprescindibles en nuestro curso.

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Son los siguientes…

  1. Ninguna de las ponencias habrá sido utilizada en otros cursos anteriormente. Los ponentes adaptan sus ponencias a las necesidades de aprendizaje de los asistentes.
  2. Vamos al grano, no desaprovechamos ningún momento del horario del programa. No tenemos tiempos perdidos, descansos sin contenido, tiempo rellenado.
  3. Queremos el conocimiento real de los ponentes, ver sus problemas y como los resuelven. Huimos de clases magistrales dónde todo es perfecto y sencillo, queremos saber cómo un experto soluciona sus problemas y conocer ejemplos reales de situaciones complicadas.
  4. Queremos saber en que trabajan nuestros asistentes y en el programa tienen cabida también sus casos clínicos. No solo nos interesan los casos de los ponentes también los de los asistentes.
  5. La participación es la clave, incluso muchos de los asistentes estarán dentro del quirófano para ver en vivo el actuar de nuestros ponentes. Damos un paso a mayores de las retransmisiones clásicas de intervenciones quirúrgicas.
  6. La productividad del trabajo es clave para el futuro, tendremos una sesión para saber como adaptar el trabajo a ella. Pondremos énfasis en saber como las innovaciones que podemos aprender afectan no solo a nuevas técnicas de trabajo sino que damos un paso a mayores y vemos lo que afecta en la productividad de nuestros puestos de trabajo.
  7. Contaremos con las últimas novedades en aparataje quirúrgico gracias al esfuerzo de  nuestros sponsors. Se busca reconocer el trabajo de los patrocinadores y se les da una visibilidad real en el programa del congreso, son unos ponentes más.
  8. Nuestro programa es la suma de las voluntades de los asistentes, los ponentes, los patrocinadores y el comité organizador. No es propiedad de un solo agente implicado, es la suma de voluntades.
  9.  Todas las sesiones cuentan con moderadores profesionales que fomentarán la interactividad de los asistentes con los ponentes. Esta figura de moderador o facilitador es clave para la consecución de los objetivos.
  10. Además de ver operar a nuestros expertos te ofrecemos varias posibilidades de conocerles en persona. El ponente no es un ente, es una persona y queremos que interactúe con los asistentes en encuentros personales.
  11. Debatiremos cada día sobre las técnicas experimentadas en las cirugías en directo. Porque para nosotros la participación activa de los asistentes es clave, no solo vienen a escuchar como en el colegio, para aprender hay que generar espacios y momentos dónde podamos compartir nuestras inquietudes sin cortapisas.
  12. Cafés, comidas y cenas están diseñadas para la interactividad entre todos los asistentes. No hablamos de menús, hablamos de cómo aprovechar todos estos momentos y convertirlos en oportunidades de networking, de aprendizaje en diferentes ambientes.

Ahora la misión del Meeting Designer es aplicar nuestro conocimiento a la hora de resolver como dar un cumplimento efectivo a ellos mediante los formatos de las sesiones, las interactuaciones con la sede del curso, la tecnología a aplicar, los ponentes y sus ponencias, el moderador de las sesiones y por supuesto los asistentes y su interactividad.

Nota : espero que paseis todos buenos días con familia, amigos ….. con los grupos de interés de vuestros meetings navideños ¡¡¡¡

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The Backbone of the Program. Meeting Design (IV) El Contenido es la clave.

 

Content-Strategy

Tras las entrevistas al Meeting Owner, a los diferentes grupos de interés, ahora nos ha tocado trabajo de hormiguita, toca analizar, comparar opiniones, ver sinergias y establecer una base en dónde poder acoplar el mayor número de oportunidades para el desarrollo de nuestro meeting.

Este trabajo se prepara y se pone en común con el Meeting Owner, la persona que es clave a la hora de gestionar el éxito de nuestro Meeting. Va por delante el agradecimiento a la confianza que ha depositado en nosotros. Cuando en los más de 20 años de trabajo de nuestra empresa trabajábamos sobre todo en temas logísticos, a veces las conversaciones sobre los menús o el color de un logotipo se hacían eternas y siempre había tenido la sensación de no poder aportar todo el valor de nuestro backup de tantos años.

Ahora nos encontramos con una sensación completamente distinta, realizamos una propuesta, la debatimos en conjunto y acordamos los términos de lo que va a ser la espina dorsal del programa de nuestro Meeting en una reunión que analizada a posteriori nos hace reflexionar sobre el profundo cambio de perspectiva desde la idea inicial del Meeting Owner a lo que se está convirtiendo en definitiva nuestro Meeting.

Todo esto ahora lo llevamos a presupuestar por nuestro equipo de logística, ahora vienen nuestros expertos que nos ayudan a encontrar el breakeven del Meeting para cuadrar gastos e ingresos previstos, en definitiva lo que mis compañeros bordan desde hace ya muchos años.

En este documento no solo determinamos los posibles ítems a desarrollar dentro del horario del programa, también tenemos innumerables anotaciones con referencia a la Sede, el Facilitador, los Formatos para las sesiones, las instrucciones a los Ponentes, y los mensajes a distribuir entre Asistentes y Patrocinadores.

Ahora nuestros siguientes pasos son encontrar la mejor manera de transmitir todo el trabajo que estamos realizando en el diseño del Meeting a la totalidad de los grupos de interés, en primer lugar a los seleccionados para las entrevistas en profundidad y poder ponerlo a la luz en enero de 2015, un reto y una realidad que os iremos enseñando.

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El Facilitador. Nuestro trabajo en AEGVE

Chema Gómez como Facilitador

  Dentro del trabajo de Meeting Design que ahora ofrecemos en nuestra empresa hay un apartado importante dedicado a la figura del Facilitador.

 

Entendemos en Meeting Design la figura del Facilitador en parte lo que tradicionalmente se ha venido definiendo como moderador o presentador de las sesiones.

 

Ahora bien, el añadido que introducimos es el de sumar a la presentación de las jornadas o la moderación de un debate o sesión el conocimiento previo de los objetivos de cada uno de los grupos de interés que tenemos en el meeting, para de esta manera y mediante técnicas de transferencia de conocimiento y de educación de adultos lograr que el contenido fluya entre los poseedores del mismo y todos los participantes.

 

He tenido la suerte de conocer a fondo este trabajo y formarme con los mejores a través de mi experiencia de tres años al frente de MPI Spain y poder haber experimentado el real valor de su trabajo en múltiples sesiones internacionales.   Muchos de vosotros incluso me habéis visto moderar, presentar… en definitiva facilitar sesiones formativas de muy diverso índole en estos últimos años. _DSC0872

 

Os muestro en las imágenes la sesión celebrada en AEGVE la semana pasada dentro de su Seminario Anual que bajo el nombre de Dónde está el Talento y cómo demostrarlo trabajamos con más de 150 Travel Managers y proveedores especializados del sector, generando una sesión mediante el uso de un caso práctico del IE en la que demostramos que el talento de los asistentes siempre es mayor que el del ponente.

 

Comenzamos con un espectrograma de los asistentes para conocer su experiencia y generar grupos heterogéneos dónde poder aprender de una manera más efectiva. _DSC0860 En este caso definimos las características y descripción de habilidades del ideal del Travel Manager y del Proveedor especializado de servicios.

 

Más de hora y media de eficiente trabajo, bien ayudado por André Ibañez el Travel Manager de Maxam y de Lidia Lozano la Travel Manager de Siemens.

 

No More Boring Meetings ¡¡¡¡¡

 

Muchas gracias por vuestra confianza y enhorabuena por vuestro desempeño.

 

Nota: Hoy es mi cumpleaños , el 3 de diciembre, recordar que estais todos invitados a pasar un día estupendo a mi costa ¡¡¡

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Entrevista en CONEXO

A continuación os copio la entrevista que me hicieron en el periódico CONEXO , en el número de Junio de 2013

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¿Qué evolución hace de su periodo al frente de MPI Spain? Estamos en un periodo de transformación social completa, cambiamos de modelo económico, de modelo educacional, de valores… nadie a nivel individual puede vivir ajeno a ello y mucho menos una asociación de profesionales. Este primer año representando a MPI Spain es fiel reflejo a todo esto, hemos evolucionado hacia las nuevas demandas del sector ante la nueva situación de la sociedad.

¿Qué actividades destacaría hasta el momento? Destacamos dos áreas donde hemos trabajado duro este año, la colaboración con otros agentes del sector y el desarrollo de políticas reales de globalización del mercado. En el sector hemos colaborado a modo de ejemplo con IBTA, Forum Business Travel, EIBTM, Event Innovation Summit, Meeting & Incentive Summit, UNED, ESDEN, Event Management Institute, universidades y escuelas españolas, ESIC, y el Foro de Asociaciones de la Industria Española de Reuniones y Eventos en donde siete asociaciones del sector por primera vez estamos colaborando gracias a una iniciativa de nuestro anterior presidente Francisco Quereda y Vicente Serrano de OPC España. En cuanto a las políticas de internacionalización hemos realizado intercambios con capítulos europeos como los italianos, alemanes, franceses y holandeses.

La formación y el networking son dos de los objetivos de la asociación. ¿Por qué son tan importantes? Las asociaciones nos debemos a los objetivos de nuestros asociados. En las encuestas que tenemos a lo largo del año estos dos puntos son de los más solicitados.

¿Qué plan formativo tiene previsto realizar MPI Spain este año y sobre qué temáticas? Nuestros periodos anuales son de Julio a Junio, este año tenemos ya desarrollado nuestro plan formativo, ahora es el momento de analizar las valoraciones de nuestras sesiones, recibir los datos de la encuesta de necesidades formativas para el periodo 2013-14, establecer los nuevos formatos en base a las experiencias pasadas y las innovaciones que hay a nivel mundial y con los recursos que tenemos planificar su optimización. La bola de cristal no nos funciona, preguntamos, estudiamos y planificamos. Pronto tendremos el plan. La mayoría de las acciones son en Madrid y Barcelona.

¿Tienen también algún evento organizado en otras ciudades españolas? Dentro del Plan Estratégico que seguimos para el periodo 2012-14 está el desarrollar actividades descentralizados de nuestros dos focos de socios que se encuentran en Madrid y Barcelona.  Ya hemos realizado actuaciones en Tarragona, Girona, Bilbao y Málaga y a lo largo del próximo semestre acudiremos a ciudades donde los profesionales del sector demanden formación especializada. Tenemos un plan ligado a la formación de los miembros de los Convention Bureaus españoles que está ya listo para lanzarse.

Actualmente, ¿cuántos miembros componen MPI Spain y de qué tipología? Nuestra asociación es diferente en cuanto a que englobamos a cuatro tipos de profesionales ligados al sector, por un lado están los organizadores, por otro los proveedores del sector, los profesionales de la educación y los estudiantes. En total en MPI Spain somos cerca de 150 miembros.

¿Cuáles son los requisitos para poder formar parte de esta asociación? Tener más de una de estas necesidades: networking, buscar oportunidades profesionales, buscar formación profesional, tener acceso a la mayor comunidad de profesionales del sector, buscar una certificación profesional, encontrar soluciones y orientación personalizada para organizadores, proveedores, docentes o estudiantes, y buscar  información, recursos y medios especializados. No tengo ninguna duda que el 100% de las personas que lean este artículo comparten algunas de ellas.

¿Cuál es la relación de MPI Spain con el resto de capítulos internacionales de MPI? Una de nuestras principales fortalezas es nuestra globalidad, somos más de 25.000 profesionales a nivel mundial. MPI da la oportunidad a sus miembros de una verdadera red profesional de negocios. El uso de esta fuerza genera para organizadores y proveedores el recibir solicitudes de trabajo de otros socios internacionales hacia el mercado español. Del mismo modo, para un miembro español desarrollar un trabajo en cualquier país del mundo donde tienes de antemano una red de colaboradores certificados es sencillísimo, o si como proveedor quieres internacionalizar tu oferta, dispones de la plataforma adecuada. Para educadores se colabora con las principales instituciones internacionales del sector. Ponentes españoles han acudido a nuestros congresos europeos siendo de los más valorados y tenemos estudiantes con prácticas internacionales con miembros de otros países. A nivel del MPI Spain Chapter anualmente acudimos al Chapter Business Summit en Dallas, a nuestro congreso anual europeo EMEC  y a las reuniones europeas que coinciden con la EIBTM de Barcelona y la IMEX en Frankfurt.

¿Cómo ve en la actualidad el Turismo de Reuniones en España? Esta ya se está convirtiendo en una respuesta muy predecible por nuestra parte. No somos sólo turismo. Entendemos que administrativamente estamos ligados al turismo, que utilizamos la magnífica infraestructura turística de nuestro país, pero creo que nuestro sector está mucho más ligado a campos como la educación de adultos, el marketing y la innovación de la industria del sector de reuniones y eventos. Partiendo de esta premisa, vemos la actualidad de nuestro mercado en un standby que no nos interesa. Necesitamos directrices claras y dirigidas a unos objetivos definidos por los profesionales del sector, no por personas ajenas al mismo. El tiempo de las oportunidades pasa muy rápido y estamos dejando pasar demasiado.

¿Cuál es su previsión para los próximos años? Estamos en pleno proceso de cambio como hemos hablado. Ahora nos tenemos que adaptar a la nueva situación, eso sí, tan rápido como seamos capaces, esta es la clave. Una vez adaptados, tendremos un proceso de fortalecimiento del sector, pues la profesionalización y especialización habrán triunfado y esto sin lugar a dudas generará un crecimiento de la cifra de negocio.

¿Cuáles son las principales diferencias entre el mercado español y otros países competidores? La formación y la profesionalización derivada de esta. Los profesionales de nuestro sector en muchas partes del mundo están mucho más formados que nosotros, tienen capacidades y conocimientos de otros sectores como el management, la gestión de proyectos, el marketing, la educación de adultos o la innovación que les permiten administrar más y mejores herramientas para poner a disposición de sus clientes.

¿Cuáles son las fortalezas de España en el Sector MICE? Como principal fortaleza destaco los recursos e infraestructuras con base turística que disponemos. Y como segunda fortaleza opino que tenemos mucho campo de mejora en nuestros servicios la nueva situacistrativamente estamos lig Y como segunda fortaleza opino que tenemos mucho campo de mejora en nuestros servicios y en la calidad de los mismos, por lo que si ahora ya somos competitivos a nivel internacional cuando demos el paso adelante vamos a crecer exponencialmente.

¿Y las debilidades? Estamos perdiendo la imagen de marca España con todo el trabajo y tiempo que había costado. También tenemos una debilidad en cuanto a la formación que tenemos en los profesionales de nuestro sector.

¿Cómo ve el grado de implantación de la sostenibilidad en la organización de congresos en España? No dispongo de datos para evaluar este tema. No me gusta hablar de percepciones porque suele llevar a error y mucho más cuando hablamos en un sector de la actividad tan importante como el nuestro. De lo que estoy completamente convencido es que en poco tiempo será un tema obligado por ley en nuestro país y por conceptos educacionales creo que es la única manera de una implantación real de la sostenibilidad en España. Tenemos un solo planeta y debemos de traspasarlo a nuestras próximas generaciones en el mejor de los estados posible.

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