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Los 12 mandamientos del Programa. Meeting Design V.

Del estudio de las propuestas de los grupos de interés, como os contamos en los anteriores post, hemos extraído un documento con 12 iniciativas en relación al contenido del programa de nuestro curso que son los ejes básicos para la formalización del mismo. Recordamos que el caso de estudio sobre el que ilustramos nuestros post es un Curso Internacional de Cirugía Percutánea. Es curioso el ver que no existen ideas magistrales, pero sí que son unos principios derivados del sentido común pero que hemos aceptado como básicos y se consideran los doce mandamientos imprescindibles en nuestro curso.

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Son los siguientes…

  1. Ninguna de las ponencias habrá sido utilizada en otros cursos anteriormente. Los ponentes adaptan sus ponencias a las necesidades de aprendizaje de los asistentes.
  2. Vamos al grano, no desaprovechamos ningún momento del horario del programa. No tenemos tiempos perdidos, descansos sin contenido, tiempo rellenado.
  3. Queremos el conocimiento real de los ponentes, ver sus problemas y como los resuelven. Huimos de clases magistrales dónde todo es perfecto y sencillo, queremos saber cómo un experto soluciona sus problemas y conocer ejemplos reales de situaciones complicadas.
  4. Queremos saber en que trabajan nuestros asistentes y en el programa tienen cabida también sus casos clínicos. No solo nos interesan los casos de los ponentes también los de los asistentes.
  5. La participación es la clave, incluso muchos de los asistentes estarán dentro del quirófano para ver en vivo el actuar de nuestros ponentes. Damos un paso a mayores de las retransmisiones clásicas de intervenciones quirúrgicas.
  6. La productividad del trabajo es clave para el futuro, tendremos una sesión para saber como adaptar el trabajo a ella. Pondremos énfasis en saber como las innovaciones que podemos aprender afectan no solo a nuevas técnicas de trabajo sino que damos un paso a mayores y vemos lo que afecta en la productividad de nuestros puestos de trabajo.
  7. Contaremos con las últimas novedades en aparataje quirúrgico gracias al esfuerzo de  nuestros sponsors. Se busca reconocer el trabajo de los patrocinadores y se les da una visibilidad real en el programa del congreso, son unos ponentes más.
  8. Nuestro programa es la suma de las voluntades de los asistentes, los ponentes, los patrocinadores y el comité organizador. No es propiedad de un solo agente implicado, es la suma de voluntades.
  9.  Todas las sesiones cuentan con moderadores profesionales que fomentarán la interactividad de los asistentes con los ponentes. Esta figura de moderador o facilitador es clave para la consecución de los objetivos.
  10. Además de ver operar a nuestros expertos te ofrecemos varias posibilidades de conocerles en persona. El ponente no es un ente, es una persona y queremos que interactúe con los asistentes en encuentros personales.
  11. Debatiremos cada día sobre las técnicas experimentadas en las cirugías en directo. Porque para nosotros la participación activa de los asistentes es clave, no solo vienen a escuchar como en el colegio, para aprender hay que generar espacios y momentos dónde podamos compartir nuestras inquietudes sin cortapisas.
  12. Cafés, comidas y cenas están diseñadas para la interactividad entre todos los asistentes. No hablamos de menús, hablamos de cómo aprovechar todos estos momentos y convertirlos en oportunidades de networking, de aprendizaje en diferentes ambientes.

Ahora la misión del Meeting Designer es aplicar nuestro conocimiento a la hora de resolver como dar un cumplimento efectivo a ellos mediante los formatos de las sesiones, las interactuaciones con la sede del curso, la tecnología a aplicar, los ponentes y sus ponencias, el moderador de las sesiones y por supuesto los asistentes y su interactividad.

Nota : espero que paseis todos buenos días con familia, amigos ….. con los grupos de interés de vuestros meetings navideños ¡¡¡¡

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The Backbone of the Program. Meeting Design (IV) El Contenido es la clave.

 

Content-Strategy

Tras las entrevistas al Meeting Owner, a los diferentes grupos de interés, ahora nos ha tocado trabajo de hormiguita, toca analizar, comparar opiniones, ver sinergias y establecer una base en dónde poder acoplar el mayor número de oportunidades para el desarrollo de nuestro meeting.

Este trabajo se prepara y se pone en común con el Meeting Owner, la persona que es clave a la hora de gestionar el éxito de nuestro Meeting. Va por delante el agradecimiento a la confianza que ha depositado en nosotros. Cuando en los más de 20 años de trabajo de nuestra empresa trabajábamos sobre todo en temas logísticos, a veces las conversaciones sobre los menús o el color de un logotipo se hacían eternas y siempre había tenido la sensación de no poder aportar todo el valor de nuestro backup de tantos años.

Ahora nos encontramos con una sensación completamente distinta, realizamos una propuesta, la debatimos en conjunto y acordamos los términos de lo que va a ser la espina dorsal del programa de nuestro Meeting en una reunión que analizada a posteriori nos hace reflexionar sobre el profundo cambio de perspectiva desde la idea inicial del Meeting Owner a lo que se está convirtiendo en definitiva nuestro Meeting.

Todo esto ahora lo llevamos a presupuestar por nuestro equipo de logística, ahora vienen nuestros expertos que nos ayudan a encontrar el breakeven del Meeting para cuadrar gastos e ingresos previstos, en definitiva lo que mis compañeros bordan desde hace ya muchos años.

En este documento no solo determinamos los posibles ítems a desarrollar dentro del horario del programa, también tenemos innumerables anotaciones con referencia a la Sede, el Facilitador, los Formatos para las sesiones, las instrucciones a los Ponentes, y los mensajes a distribuir entre Asistentes y Patrocinadores.

Ahora nuestros siguientes pasos son encontrar la mejor manera de transmitir todo el trabajo que estamos realizando en el diseño del Meeting a la totalidad de los grupos de interés, en primer lugar a los seleccionados para las entrevistas en profundidad y poder ponerlo a la luz en enero de 2015, un reto y una realidad que os iremos enseñando.

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El Facilitador. Nuestro trabajo en AEGVE

Chema Gómez como Facilitador

  Dentro del trabajo de Meeting Design que ahora ofrecemos en nuestra empresa hay un apartado importante dedicado a la figura del Facilitador.

 

Entendemos en Meeting Design la figura del Facilitador en parte lo que tradicionalmente se ha venido definiendo como moderador o presentador de las sesiones.

 

Ahora bien, el añadido que introducimos es el de sumar a la presentación de las jornadas o la moderación de un debate o sesión el conocimiento previo de los objetivos de cada uno de los grupos de interés que tenemos en el meeting, para de esta manera y mediante técnicas de transferencia de conocimiento y de educación de adultos lograr que el contenido fluya entre los poseedores del mismo y todos los participantes.

 

He tenido la suerte de conocer a fondo este trabajo y formarme con los mejores a través de mi experiencia de tres años al frente de MPI Spain y poder haber experimentado el real valor de su trabajo en múltiples sesiones internacionales.   Muchos de vosotros incluso me habéis visto moderar, presentar… en definitiva facilitar sesiones formativas de muy diverso índole en estos últimos años. _DSC0872

 

Os muestro en las imágenes la sesión celebrada en AEGVE la semana pasada dentro de su Seminario Anual que bajo el nombre de Dónde está el Talento y cómo demostrarlo trabajamos con más de 150 Travel Managers y proveedores especializados del sector, generando una sesión mediante el uso de un caso práctico del IE en la que demostramos que el talento de los asistentes siempre es mayor que el del ponente.

 

Comenzamos con un espectrograma de los asistentes para conocer su experiencia y generar grupos heterogéneos dónde poder aprender de una manera más efectiva. _DSC0860 En este caso definimos las características y descripción de habilidades del ideal del Travel Manager y del Proveedor especializado de servicios.

 

Más de hora y media de eficiente trabajo, bien ayudado por André Ibañez el Travel Manager de Maxam y de Lidia Lozano la Travel Manager de Siemens.

 

No More Boring Meetings ¡¡¡¡¡

 

Muchas gracias por vuestra confianza y enhorabuena por vuestro desempeño.

 

Nota: Hoy es mi cumpleaños , el 3 de diciembre, recordar que estais todos invitados a pasar un día estupendo a mi costa ¡¡¡

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Proceso de Meeting Design (II). La entrevista con el Meeting Owner.

Muchos de nosotros nos hemos dedicado a la venta de nuestros productos o servicios de manera más o menos directa. La venta es una de las claves de la sostenibilidad de nuestros negocios.

Con esta premisa os lanzo una pregunta para ver si compartimos las mismas sensaciones ¿es mucho más sencillo vender cualquier cosa cuando te sientes completamente seguro de ella e incluso se te iluminan los ojos cuando estás hablando sobre ella?.

En mi caso, como creo que podéis intuir que así me resulta e incluso como relaté en las sesiones formativas sobre Meeting Design que hicimos el julio pasado en Ecuador a los profesionales del sector del país, las mariposas han vuelto a mi estómago y estoy plenamente seguro de poder transmitir las virtudes de mi trabajo.

Ejemplos de esto hay muchos, pero os dejo solo a modo de pincelada un link al blog de un buen amigo que se dedica a la venta de vinos y que ha descubierto que vivir la pasión incluso en el trabajo es mucho más que saber vender un producto. Se llama Pablo Miranda Roger y su vida es plena, cuatro hijos maravillosos, una mujer encantadora y una pasión por lo que hace que da envidia de la sana.

psychology-stock-market-investment Vamos al grano, que no quiero haceros perder tiempo, el siguiente paso dentro de nuestro trabajo como Meeting Design que vamos a compartir se trata de la entrevista con el Meeting Owner, y escribo este término en inglés porque me encanta su traducción literal al castellano, el Dueño del Evento.

A primera vista se trata de conocer como ya dijimos en el anterior post los objetivos y metas de esta persona para poder llegar a ellos y satisfacer las necesidades del que en principio es nuestro principal cliente (sí, en principio, porque encontraremos una de las características específicas de nuestro sector, nuestros clientes  son también los clientes de nuestros clientes, los usuarios o asistentes).

Esta sencillez me hace recordar a las sesiones de mejora personal que llevo con mi Coach a la que os presentaré seguro en próximos post, en ella llegamos una reflexión que me encantó y es que se puede aprender mucho de ti mismo si eres capaz de escucharte sin valorar, sin tratar de valorar cada uno de los pensamientos que te vienen a la cabeza, para después con calma poder colocar todos y cada uno de ellos en el mapa de tu vida.

Esto es lo que hacemos con el Meeting Owner, le dejamos que se escuche, le ayudamos a que exprese sus sentimientos, sus razones y objetivos para hacer su Meeting. Recogemos sobre todo sus experiencias, nos trasladamos a las emociones, recordamos que somos humanos y traemos de sus recuerdos la información relevante para resumirla en verbos. Con estos verbos dibujamos un Meeting ideal para a través de esta técnica encontrar la verdadera atmosfera que quiere que plasmemos a la hora de diseñar su Meeting.

En el caso en el que estamos trabajando del Curso Internacional de Cirugía Endourológica se resume en la entrevista los siguientes verbos: disfrutar, compartir, ilusionar, generar comunidad, y hacer accesible las enseñanzas que quieren transmitir en el que ya es Nuestro Meeting, porque ya formamos parte de su éxito y de su desarrollo.

Ahora vamos a disfrutar del camino, no solo de la meta dentro de un año cuando celebremos el Curso , vamos a experimentar con todos los grupos de interés y lograr la atmosfera que nuestro Meeting Owner ha resumido en una palabra: Cercanía.

Mirar como mi compañero y maestro Mike Van der Vijver escribe referente a la disección del Meeting Owner en este interesante post.

En nuestro próximo Post hablaremos de las entrevistas con los demás grupos de interés del Meeting, los asistentes, los patrocinadores y los ponentes. Con todo esto ya estaremos en disposición de generar el Backbone del Meeting, la espina dorsal del programa del curso.

Por cierto y oara terminar, con referencia a mi post titulado, De árboles, hijos, libros y maratones, he de decir que gracias a Alberto Bosque y Raúl Fernández, dos de mis mentores, he decidido enrolarme en los entrenos de mi primer Marathón, en Sevilla el 22 de febrero de 2016, espero tener salud para aguantar los entrenos, por fuerza interior no dudo ¡¡¡

Nos leemos pronto

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De árboles, hijos, libros y maratones.

IMG_7426   No se a vosotros pero a mí no me gustan los post que se refieren a listas de cosas para hacer o consejos para cambiar tu vida. Dando vueltas a cómo enfocar el post de hoy inicio con la típica frase: “Hay que hacer al menos cuatro cosas en esta vida”. Y si estas cuatro cosas pueden ser lo que puedes recordar de otras lecturas y alguna que añades de tu propia experiencia, propongo las siguientes: plantar un árbol, tener un hijo, escribir un libro y correr una maratón. Las dos primeras las resumo en el ámbito personal con dos palabras, padre y madre, en mi caso Juan y Luisa. Los dos me enseñaron a plantar árboles que ahora recolecto sus frutos, del mismo modo me enseñaron con el ejemplo a como educar a un hijo, cosa que estoy intentando hacer por duplicado. En la parte profesional me gustaría escribir un libro y correr una maratón. Lo que une lo personal y lo profesional para mí son conceptos como cambiar amar lo nuevo, disfrutar, perseverar, pasión, sensatez, y por supuesto Talento, fruto del esfuerzo continuo y aquí es donde quiero haceros llegar mi experiencia con una serie de personas que ahora os paso a relatar. A lo largo de estos últimos años he tenido la suerte de conocer a varias personas que han escrito un libro, en primer lugar Carlos Arranz Ballano que es un joven escritor, poeta yblogger. Muy formado y con un punto de vista siempre interesante, basado no solo en su pertenencia a la nueva generación de talento sino además en conceptos de valores que debemos estudiar. Si, no son todos los jóvenes son mal ejemplo, no. En segundo lugar destacó a Santiago García y Jordi Serrano autores del libro El Ocaso del Empleo, recomiendo su lectura, así como seguir sus blogs de actualidad y sus continuas iniciativas, que demuestran que la gente brillante genera nuevas y buenas ideas para vivir. Conocí a ambos autores tras un comentario mío en un post referente a la publicación de su libro, inmediatamente conectamos y compartimos sesiones formativas para MPI Spain , en mi etapa como presidente. Por último, en cuanto a escribir un libro,  recomiendo Into the Heart of  Meetings y su autor Mike Van der Vijver, con el que he tenido la oportunidad de compartir trabajo este año en Ecuador y que me esta ayudando a desarrollar nuevos conceptos ligados al Meeting Design y al desarrollo de eventos con corazón y pensados para personas. Hablando de la perspectiva de correr un maratón quiero mencionar también a tres profesionales que me rodean y me han ayudado en este concepto. El primero que Raúl Fernández Sobrino, compañero y amigo, y por supuesto un referente de primer orden, corredor de multitud de maratones, y capaz de desarrollar con la misma fecundidad todos los trabajos y tareas que se proponga. Siempre buscando su superación y logrando una calidad al alcance de muy pocos. Su @raulsobrino es preciso. La segunda persona es Alberto Bosque, profesional del sector del turismo, reconocido en todo el mundo, no sólo en su Castilla y León natal. Alberto, escritor, músico, innovador en redes sociales, todavía no ha corrido su primera maratón pero está inmerso en un proyecto precioso que se llama Unidos en un reto, os animo a seguir y ver como una persona es capaz de desarrollar cualquier reto que se proponga.

La tercera persona referente a los maratones es Wojciech Liszka, árbitro FIBA de Baloncesto, presidente de MPI Polonia y director del Hotel Radisson Blue de Cracovia, organizador de Krakow Business Run , ha logrado una marca increíble en el Marathón de Berlín. Es leader nato, capaz de transmitir en segundo plano, sin necesitar un foco para brillar en la vida.

Talento, pasión, trabajo duro, persistencia, capacidad de aprendizaje, esfuerzo, perseverancia. Una vida para vivirla, una vida para disfrutarla y rodearte de gente como esta que os enseño, que aportan mucho más de lo que me pude imaginar en el momento que les conocí, mucho más de lo profesional, un conjunto de valores que hace que las personas y su entorno sean muchos más felices.

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Manos a la obra

Cada vez que nos enfrentamos a situaciones complicadas, mi experiencia en más de 20 años de trabajo me recuerda que solemos salir reforzados.

 Manos a la obra

Hace ya mucho que hablamos de nuestra economía, de sus variaciones, de las posibilidades de salvación, de lo mal que se encuentra todo.  Desde hace ya unos meses decidí que la mejor manera de ayudarme a mi mismo, como primera piedra para poder ayudar a los demás, debía de consistir en encontrar soluciones a los nuevos escenarios que nos estamos encontrando en nuestro día a día del trabajo y dejar a un lado las conversaciones típicas de barra de bar en las que no hacemos más que lamentarnos de la situación actual.

Decidimos no quedarnos quietos y ponernos manos a la obra en cuanto a encontrar el camino a seguir, recoger información y poder poner en práctica lo aprendido.

Una de las nuevas situaciones en las que navegamos todos los días es la sobreinformación a la que estamos sometidos diariamente y lo que nos afecta en nuestra productividad. Antes disponíamos de menos y peor información, pero esta situación ha girado 360 grados con la llegada de las nuevas tecnologías, email, blogs, redes sociales, que han irrumpido en nuestro que hacer diario como un elefante en una cacharrería.

Buscando soluciones prácticas decidimos atacar el tema de nuestra productividad y aquí tenemos que dar las gracias a Berto Pena, asesor especializado que nos guió en los temas de ladrones de tiempo, tareas clave y hábitos que nos permiten al final mejorar nuestra calidad de vida. Recomiendo su blog y sus seminarios de formación, como el que tuvimos hace ya casi un año en las magníficas instalaciones de Port Aventura.

Segundo paso importante y de donde he recopilado bastantes enseñanzas en los últimos meses es la lectura del libro “Comunicación no violenta”, de Marshall Rosemberg. La lectura de este libro es recomendada no solo para garantizar una mejora profesional de cada uno, sino mucho más interesante, nos hace crecer como personas, desarrollando la empatía, concepto básico en todo lo que tiene que ver con relaciones sociales.

Y ahondando un poco más podemos dar un tercer paso adelante en un nuevo concepto de desarrollo de nuestro intelecto, el MINDFULNESS, sobre el que vamos a recibir formación dentro del Spain Chapter de MPI en seminarios a celebrar en el mes de Mayo de este año.

Lo dicho, manos  a la obra , estos tres pasos son los más recientes en lo que a mí respecta, seguro que teneis muchos más que me gustaría compartir y nos ayudarán a  encontrar juntos el camino.

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Estamos aquí para quedarnos

Nada es fácil hoy en día, pero es cierto que lo que no requiera esfuerzo, que nos venga regalado, después no lo apreciamos.

Seguro que tú te has dado cuenta de la diferencia entre la situación del mercado MICE en España con el de fuera de nuestras fronteras. Hay situaciones para todos paradójicas como que entre el ranking de las mejores empresas para trabajar en nuestro país no se encuentre ninguna del sector, cuando todos nos cansamos de leer cifras de la grandeza de nuestra industria.

Algunas veces hablando con vosotros he mencionado la ventaja de España de poder predecir el futuro con una simple observación de lo que ocurre fuera de nuestras fronteras, pero hoy vamos a dar un paso a mayores y hacer ver la diferencia entre copiar e innovar. No solo debemos copiar y adaptar a nuestra situación las mejores prácticas internacionales, debemos dar un paso adelante e innovar con relación a las nuevas necesidades de nuestro sector.

Nuestra economía ejemplifica con modelos de éxito que se pueden resumir en conceptos tales como la colaboración, nuevas fuentes de ingresos, escucha real al cliente, desarrollo de nuevos productos e internacionalización.

Nadie es ajeno a la situación, es la primera vez que nos vemos con clientes y proveedores con las mismas necesidades que nosotros y esto hay que convertirlo en una oportunidad. Hay nuevas necesidades con nuevos patrones de consumo, unidas todas a la productividad.

Nuestro objetivo es alinearnos a los objetivos estratégicos de nuestros clientes así como descubrir junto a ellos nuevos modelos de cobro de nuestros servicios, transformando a los clientes de cada grupo de interés con los que trabajamos en tus propios cliente, pero este concepto será objeto de un nuevo post.

Bienvenidos y gracias

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