En anteriores post he mencionado una de los nuevos servicios que estamos trabajando en nuestra empresa. Para ello, y después de varios años de estudio de las técnicas y teorias desarrolladas en el norte de Europa decidimos trabajar con un leader y un referente en este campo, se trata de MIKE VAN DER VIJVER, el coaoutor de Into the Heart of Meetings.

Ayer me remitió un artículo con una definición precisa de lo que hablamos cuando nos referimos a Meeting Design, es un placer el compartirlo con vosotros en castellano (disculpar mi atrevimiento al traducirlo para vosotros). Espero que os guste.

Meeting Design

Este artículo describe qué es el Meeting Design y cómo puede ayudar a lograr los mejores programas para meetings ,¡ sí, para cualquier meeting!

Supongamos que la empresa Acme organiza una convención interna sobre el uso de los medios de comunicación social, la razón es que la dirección quiere hacer crecer las relaciones dentro del personal de la empresa. El tema es “conectar a las personas”, en otras palabras: conectar los miembros del personal y fomentar el sentimiento de ser una comunidad. Así pues, ¿qué es lo que más transmite dentro del programa la idea de comunidad? ¿Escuchar a un ponente externo que es un experto en medios de comunicación social? ¿O tener a los participantes de la reunión que decoran la sala de reuniones de la Convención ellos mismos (con globos, guirnaldas, etc)? ¿Y la creación de una página en Facebook antes de la reunión en la que los mismos participantes se ponen de acuerdo sobre quién lleva qué? . ¿Qué criterios debe aplicar el organizador de la reunión para elegir entre estas alternativas? Nadie suele proponer la segunda solución a su jefe o cliente, o es poco probable ¿verdad?.

Los meetings son una forma específica de comunicación entre los seres humanos. La tarea de un Meeting Designer – en estrecha colaboración con el organizador de la reunión – es generar con el mejor programa posible para una reunión con el objetivo de lograr los resultados deseados. Muchos trabajos en la comunicación tienen sus diseñadores especializados, por ejemplo los diseñadores gráficos, o diseñadores web. Como profesión, el Meeting Designer comenzaró a desarrollarse hace poco más de una década en el norte de Europa.

Los servicios de Meeting Design son útiles para cualquier tipo de organización que genera reuniones para comunicarse: las empresas, los organismos públicos, las organizaciones no gubernamentales y las asociaciones. Básicamente, el Meeting Design se basa en una metodología que consiste en análisis, técnicas y aplicaciones que optimizan las comunicaciones entre los “proveedores de contenido” y los participantes.

Es de sentido común que se trabaje en diseñar el mejor programa posible para alcanzar los objetivos de la reunión. Sin embargo, cuando se trabaja en esto en la práctica, una serie de cuestiones básicas surgen rápidamente. La primera es: ¿cuáles son exactamente los objetivos de la reunión y cómo podemos saber que los hemos logrado en realidad?. La experiencia nos enseña que son pocos los organizadores de la reunión (nos gusta referirnos a ellos como “Los Dueños del Meeting o Meeting Owners”) que tienen claras sus ideas sobre los objetivos antes de ponerse manos a la obra  en la organización práctica de su conferencia, seminario u otra reunión. Además, muy pocos de ellos logran llegar más allá de las observaciones genéricas sobre los típicos resultados de la reunión (“Fue un programa muy interesante”, o: “Creo que la gente estaba muy satisfecho con el meeting!”), y recopilan datos de satisfacción sólo entre los participantes.

Todo el trabajo no tiene sentido si no tienes en cuenta que el cambio en los comportamientos de los participantes después de la reunión, este debe de ser el principal resultado que el meeting debe de producir.

El Meeting Designer indaga en los objetivos visibles y en los encubiertos que los Meeting Owners manejan y juntos deciden los efectos que en los diferentes grupos de interés del meeting deben de producir. ¿Un número determinado de nuevos contactos para cada participante? ¿Un nuevo punto de vista alineado con el contenido del meeting? ¿La