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The Backbone of the Program. Meeting Design (IV) El Contenido es la clave.

 

Content-Strategy

Tras las entrevistas al Meeting Owner, a los diferentes grupos de interés, ahora nos ha tocado trabajo de hormiguita, toca analizar, comparar opiniones, ver sinergias y establecer una base en dónde poder acoplar el mayor número de oportunidades para el desarrollo de nuestro meeting.

Este trabajo se prepara y se pone en común con el Meeting Owner, la persona que es clave a la hora de gestionar el éxito de nuestro Meeting. Va por delante el agradecimiento a la confianza que ha depositado en nosotros. Cuando en los más de 20 años de trabajo de nuestra empresa trabajábamos sobre todo en temas logísticos, a veces las conversaciones sobre los menús o el color de un logotipo se hacían eternas y siempre había tenido la sensación de no poder aportar todo el valor de nuestro backup de tantos años.

Ahora nos encontramos con una sensación completamente distinta, realizamos una propuesta, la debatimos en conjunto y acordamos los términos de lo que va a ser la espina dorsal del programa de nuestro Meeting en una reunión que analizada a posteriori nos hace reflexionar sobre el profundo cambio de perspectiva desde la idea inicial del Meeting Owner a lo que se está convirtiendo en definitiva nuestro Meeting.

Todo esto ahora lo llevamos a presupuestar por nuestro equipo de logística, ahora vienen nuestros expertos que nos ayudan a encontrar el breakeven del Meeting para cuadrar gastos e ingresos previstos, en definitiva lo que mis compañeros bordan desde hace ya muchos años.

En este documento no solo determinamos los posibles ítems a desarrollar dentro del horario del programa, también tenemos innumerables anotaciones con referencia a la Sede, el Facilitador, los Formatos para las sesiones, las instrucciones a los Ponentes, y los mensajes a distribuir entre Asistentes y Patrocinadores.

Ahora nuestros siguientes pasos son encontrar la mejor manera de transmitir todo el trabajo que estamos realizando en el diseño del Meeting a la totalidad de los grupos de interés, en primer lugar a los seleccionados para las entrevistas en profundidad y poder ponerlo a la luz en enero de 2015, un reto y una realidad que os iremos enseñando.

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El Facilitador. Nuestro trabajo en AEGVE

Chema Gómez como Facilitador

  Dentro del trabajo de Meeting Design que ahora ofrecemos en nuestra empresa hay un apartado importante dedicado a la figura del Facilitador.

 

Entendemos en Meeting Design la figura del Facilitador en parte lo que tradicionalmente se ha venido definiendo como moderador o presentador de las sesiones.

 

Ahora bien, el añadido que introducimos es el de sumar a la presentación de las jornadas o la moderación de un debate o sesión el conocimiento previo de los objetivos de cada uno de los grupos de interés que tenemos en el meeting, para de esta manera y mediante técnicas de transferencia de conocimiento y de educación de adultos lograr que el contenido fluya entre los poseedores del mismo y todos los participantes.

 

He tenido la suerte de conocer a fondo este trabajo y formarme con los mejores a través de mi experiencia de tres años al frente de MPI Spain y poder haber experimentado el real valor de su trabajo en múltiples sesiones internacionales.   Muchos de vosotros incluso me habéis visto moderar, presentar… en definitiva facilitar sesiones formativas de muy diverso índole en estos últimos años. _DSC0872

 

Os muestro en las imágenes la sesión celebrada en AEGVE la semana pasada dentro de su Seminario Anual que bajo el nombre de Dónde está el Talento y cómo demostrarlo trabajamos con más de 150 Travel Managers y proveedores especializados del sector, generando una sesión mediante el uso de un caso práctico del IE en la que demostramos que el talento de los asistentes siempre es mayor que el del ponente.

 

Comenzamos con un espectrograma de los asistentes para conocer su experiencia y generar grupos heterogéneos dónde poder aprender de una manera más efectiva. _DSC0860 En este caso definimos las características y descripción de habilidades del ideal del Travel Manager y del Proveedor especializado de servicios.

 

Más de hora y media de eficiente trabajo, bien ayudado por André Ibañez el Travel Manager de Maxam y de Lidia Lozano la Travel Manager de Siemens.

 

No More Boring Meetings ¡¡¡¡¡

 

Muchas gracias por vuestra confianza y enhorabuena por vuestro desempeño.

 

Nota: Hoy es mi cumpleaños , el 3 de diciembre, recordar que estais todos invitados a pasar un día estupendo a mi costa ¡¡¡

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Proceso de Meeting Design (II). La entrevista con el Meeting Owner.

Muchos de nosotros nos hemos dedicado a la venta de nuestros productos o servicios de manera más o menos directa. La venta es una de las claves de la sostenibilidad de nuestros negocios.

Con esta premisa os lanzo una pregunta para ver si compartimos las mismas sensaciones ¿es mucho más sencillo vender cualquier cosa cuando te sientes completamente seguro de ella e incluso se te iluminan los ojos cuando estás hablando sobre ella?.

En mi caso, como creo que podéis intuir que así me resulta e incluso como relaté en las sesiones formativas sobre Meeting Design que hicimos el julio pasado en Ecuador a los profesionales del sector del país, las mariposas han vuelto a mi estómago y estoy plenamente seguro de poder transmitir las virtudes de mi trabajo.

Ejemplos de esto hay muchos, pero os dejo solo a modo de pincelada un link al blog de un buen amigo que se dedica a la venta de vinos y que ha descubierto que vivir la pasión incluso en el trabajo es mucho más que saber vender un producto. Se llama Pablo Miranda Roger y su vida es plena, cuatro hijos maravillosos, una mujer encantadora y una pasión por lo que hace que da envidia de la sana.

psychology-stock-market-investment Vamos al grano, que no quiero haceros perder tiempo, el siguiente paso dentro de nuestro trabajo como Meeting Design que vamos a compartir se trata de la entrevista con el Meeting Owner, y escribo este término en inglés porque me encanta su traducción literal al castellano, el Dueño del Evento.

A primera vista se trata de conocer como ya dijimos en el anterior post los objetivos y metas de esta persona para poder llegar a ellos y satisfacer las necesidades del que en principio es nuestro principal cliente (sí, en principio, porque encontraremos una de las características específicas de nuestro sector, nuestros clientes  son también los clientes de nuestros clientes, los usuarios o asistentes).

Esta sencillez me hace recordar a las sesiones de mejora personal que llevo con mi Coach a la que os presentaré seguro en próximos post, en ella llegamos una reflexión que me encantó y es que se puede aprender mucho de ti mismo si eres capaz de escucharte sin valorar, sin tratar de valorar cada uno de los pensamientos que te vienen a la cabeza, para después con calma poder colocar todos y cada uno de ellos en el mapa de tu vida.

Esto es lo que hacemos con el Meeting Owner, le dejamos que se escuche, le ayudamos a que exprese sus sentimientos, sus razones y objetivos para hacer su Meeting. Recogemos sobre todo sus experiencias, nos trasladamos a las emociones, recordamos que somos humanos y traemos de sus recuerdos la información relevante para resumirla en verbos. Con estos verbos dibujamos un Meeting ideal para a través de esta técnica encontrar la verdadera atmosfera que quiere que plasmemos a la hora de diseñar su Meeting.

En el caso en el que estamos trabajando del Curso Internacional de Cirugía Endourológica se resume en la entrevista los siguientes verbos: disfrutar, compartir, ilusionar, generar comunidad, y hacer accesible las enseñanzas que quieren transmitir en el que ya es Nuestro Meeting, porque ya formamos parte de su éxito y de su desarrollo.

Ahora vamos a disfrutar del camino, no solo de la meta dentro de un año cuando celebremos el Curso , vamos a experimentar con todos los grupos de interés y lograr la atmosfera que nuestro Meeting Owner ha resumido en una palabra: Cercanía.

Mirar como mi compañero y maestro Mike Van der Vijver escribe referente a la disección del Meeting Owner en este interesante post.

En nuestro próximo Post hablaremos de las entrevistas con los demás grupos de interés del Meeting, los asistentes, los patrocinadores y los ponentes. Con todo esto ya estaremos en disposición de generar el Backbone del Meeting, la espina dorsal del programa del curso.

Por cierto y oara terminar, con referencia a mi post titulado, De árboles, hijos, libros y maratones, he de decir que gracias a Alberto Bosque y Raúl Fernández, dos de mis mentores, he decidido enrolarme en los entrenos de mi primer Marathón, en Sevilla el 22 de febrero de 2016, espero tener salud para aguantar los entrenos, por fuerza interior no dudo ¡¡¡

Nos leemos pronto

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